Kontorfællesskab: Guide 2018

Kontorfællesskaber eller coworking spaces, som også er en meget brugt betegnelse, er i hastig vækst, og alle analyser peger på, at det er en trend, der vil fortsætte. Flere prognoser viser, at antallet af coworking spaces vil mere end fordobles over de kommende 5 år, og at mere end 5 millioner mennesker vil arbejde ud fra et kontorfællesskab.

Men hvad er et kontorfællesskab egentligt? Hvem benytter kontorfællesskaber?  Hvordan vælger du det rette kontorfællesskab for dig? Hvordan får du den bedste mulige oplevelse på et coworking space? Alt det finder du svar på i denne guide, så læs videre nedenfor..

Hvad er et kontorfællesskab?

Et kontorfællesskab er i navnets natur centreret omkring fællesskab og kontor. Det betyder rent praktisk, at man er fælles om at dele kontor og/eller kontorfaciliteter. Oprindeligt var det betegnelsen for et sted hvor virksomheder og selvstændige i et åbent kontormiljø delte kontorpladser og faciliteter. Det har dog løbende ændret sig således, at betegnelsen i dag bruges meget bredere.

Kontorfællesskaber vil nu ofte have en kombination af lukkede kontorlokaler og åbne kontorarealer samt en del fælles funktioner som mødelokaler, køkken, internet, printer, rengøring, reception og ofte sociale eller faglige arrangementer.

Typerne af kontorfællesskaber er således også meget forskellige, og en del aktører der betegner sig som et kontorfællesskab, gør det nok i realiteten, fordi det er blevet et populært begreb. I virkeligheden er del lokationer nok mere et kontorhotel end et coworking space, hvis man skal følge definitionerne.

Udviklingen i antallet af coworking spaces har som nævnt været eksplosiv. Se i videoen nedenfor hvordan udviklingen i coworking spaces har været i USA de sidste 7 år.

Fællesskabet eller netværket er naturligvis en særdeles vigtig del af et kontorfællesskab – det ligger ligesom i navnet, og har oprindeligt været en del af det der adskilte kontorfællesskaber og kontorhoteller. Kontorfællesskaberne dyrkede fællesskabet mens kontorhotellerne ikke gjorde. En af de vigtigste årsager til at verdens førende kæde indenfor coworking, WeWork, har en værdisætning på $20 Billion, er deres community fokus og succes med at skabe fællesskabs effekt for deres brugere. Derfor vil mange kontorfællesskaber have community managers ansat, som blandt andet skal facilitere netværk og fællesskab.

Hvad er forskellen på et kontorhotel og et kontorfællesskab?

Forskellen på et kontorfællesskab og et kontorhotel er over tid blevet udvisket en del. Et kontorhotel vil typisk udelukkende have lukkede kontorer, og man deler så fællesfaciliteter som mødelokaler, reception, printer, rengøring osv.

Modsat et coworking space hvis grundtanke oprindeligt var et stort kontorområde som alle deles om, så har kontorhoteller altså lukkede kontorer eller lukkede kontorområder, således at man som virksomhed har sit eget kontorområde. Det område kan så bestå af en åbent område eller flere mindre lukkede kontorer.

I et coworking space vil man derimod sidde blandt andre virksomheder, hvilket burde medføre en større diversitet, flere eksterne input og bedre netværk. Indretningsmæssigt har der traditionelt også været forskel. Kontorhotellerne har haft en indretning, der er mere som et “normalt” kontormiljø, mens kontorfællesskaber med en baggrund fra startup og tech verdenen mere har lignet et “Google kontor”.

Både kontorhoteller og kontorfællesskaber har dog som nævnt mange forskellige former efterhånden, og det gælder iøvrigt deres prisniveauer. Der er dog ingen tvivl om, at de mest eksklusive og dyreste steder der findes, er at betegne som kontorhoteller.

Prisniveauet afhænger af flere faktorer. Geografi er væsentligt, og her følger priserne ejendomsmarkedet generelt. Langt de fleste steder har en forretningsmodel, hvor de lejer en bygning eller en del af en bygning, og tjener penge på at videreudleje den til en række lejetagere. Derfor er ejendompris / lejeniveauet væsentligt i forhold til pris, som lokationen tager hos brugeren. Derudover er faktorer som indretning, belægning, brand, efterspørgsel osv naturligvis også i spil i forhold til prisniveauet for et kontorfællesskab.

Generelt ligger priserne for en ikke-fast plads i en åbent kontor i København fra 1200,- og op. En fast kontorplads vil oftest koste minimum 2000-2500,- pr måned. Der er dog også billigere muligheder. F.eks tilbyder Sp8ces, som bygger på deleøkonomi, åbne pladser for 499,- om måneden for ubegrænset adgang.

JEG VIL GERNE PRØVE EN UGES GRATIS COWORKING HOS SP8CES

Hvad er fordelene?

Der er en række fordele ved at vælge at arbejde ud fra et eller flere kontorfællesskaber. Helt basalt scorer brugerne af kontorfællesskaber langt højere på en række parametre end personer, der ikke arbejder ud fra et coworking space.  

Kontorfællesskab tilfredshed

Du kan også se en aktiv bruger af coworking spaces fint fortælle om fordelene og ulemper i videoen nedenfor. Længere nede i artiklen har vi samlet 6 konkrete fordele. 

6 konkrete fordele ved et kontorfællesskab

Du kender din udgift

En masse omkostninger som el, vand, varme, internet og ejendomsskat vil være inkluderet i en fast månedlig pris. Du kender derfor dine reelle udgifter, og burde ikke blive overrasket af pludselige ekstra udgifter.

Få adgang til flere faciliteter samt rabatter på services

Andre faciliteter som reception, adresseservice, mødelokaler og kantine kan forefindes og nogle gange være inkluderet i prisen. Andre gange er det en ekstra udgift. Derudover vil de fleste kontorfællesskaber have forhandlet en række rabataftaler med eksterne leverandører, så du/I kan spare penge på software, telefon, transport mv.

Få eller ingen bindinger i lejekontrakt

Modsat at leje et eget kontor ude i byen, hvor der ofte vil være en længerevarende binding på lejekontrakten, så vil kontorfællesskaberne ofte tilbyde korte eller ingen bindinger. Det samme gælder iøvrigt depositum. Hvis der er længere bindinger i kontrakten (3-12 måneder), så vær speciel opmærksom på at disse ikke fornyes automatisk, hvis du glemmer at opsige i tide. Kontorhoteller kan have en tendens til at have sådanne klausuler i deres kontrakter. 

Meget mere fleksibilitet

Den kortere binding giver fleksibilitet, men der er også andre fleksibilitets fordele. Et coworking space kan have flere afdelinger geografisk, og som medlem vil du ofte have mulighed for at benytte disse., og derved opleve et helt ny geografisk fleksibilitet. Derudover er fleksibilitet i form af op- og nedskalering i forhold til det antal pladser, som du har behov for. Hvis du vælger et sted med korte eller ingen bindinger, kan du reelt gøre en normal fast udgift som husleje til en fleksibel omkostning, som kan tilpasses i takt med jeres virksomhed udvikler sig positivt eller negativt.   

Netværksmuligheder

Hos de fleste kontorfællesskaber får du mulighed for at netværke og sparre med andre virksomheder eller personer. Det kræver ofte at du selv er opsøgende og udadvendt, men flere kontorfællesskaber sætter også rammer for at dette kan ske mere naturligt. Eksempelvis gennem sociale events og virtuelle netværksmuligheder.  

Få ny inspiration

At få input fra mange forskellige andre virksomheder og personer giver inspiration. Det kan også give inspiration at deltage i relevante events og arrangementer af faglig karakter, som disse steder forhåbentlig løbende arrangerer.

Hvordan vælger du det rette kontorfællesskab?

Der er en række faktorer, som I/du bør overveje, når I vælger lokation. Udover at I skal overveje en række faktorer, skal I også være opmærksomme på, at en række kontorfællesskaber kun tager virksomheder eller personer ind indenfor en bestemt sektor eller industri vertikal. Eksempelvis henvender Founders House i København sig til tech startups, så hvis du er i færd med at starte en retail kæde, så er det ikke der, at du vil blive inviteret indenfor.   

Stort set alle kontorfællesskaber vil tilbyde, at du kan komme forbi og deres lokation/er. Hvis de ikke tilbyder det, så se om du ikke kan få en gratis prøvedag eller prøvemåned, så du kan opleve, hvordan det er at arbejde der, og hvordan de aspekter der er vigtige for dit valg, fungerer på stedet. Du bør overveje og prioritere de følgende faktorer i forhold til, hvor vigtige de er for dig:

Geografisk placering

Hvor skal kontorfællesskabet været placeret i forhold til din bopæl, medarbejdernes bopæle, kunderne eller infrastrukturen i byen? Er der bestemte bydele / områder som du ønsker at være placeret i, eller som du kan udelukke?

Samme lokation eller flere forskellige?

Er det nok med en lokation eller ønsker du mulighed for at du eller dine medarbejdere har flere placeringer, som de kan benytte, for at give dem mere fleksibilitet og reducere transportbehov? Er det fint for jer altid at se samme indretning og samme andre personer, eller ønsker I afveksling i indretning og personer? Mange kombinerer også en fast kontorplads på et fast coworking space med et fleksibelt koncept som eksempelvis Sp8ces, der har mange lokationer rundt omkring.

Hvor ofte forventer du at komme på kontorfællesskabet?

Skal det fungere som dit daglige kontor? Eller er dit behov blot at komme væk fra hjemmearbejdspladsen indimellem? Eller arbejder du fra en fast hovedkontor, men har blot brug for steder at holde møder og arbejde fra, når du er væk fra hovedkontoret? Alle spørgsmål du bør stille dig selv, og bør have en indflydelse på dit valg af lokation/er samt det prisniveau, som du vil acceptere. Flere steder har du også mulighed for blot at benytte deres lokation på et dagspas, hvilket kan være ideelt hvis dit behov er løst eller ikke særligt ofte. Du kan også vælge løsninger, som er mere work lounge eller work club agtige.

Pris

Hvor vigtigt er prisen for jer? Vil du/I bruge mange penge på at have den rette adresse og de allerbedste forhold eller er det vigtigere at bruge de penge andetsteds i virksomheden? For en plads på et kontorfællesskab København kan du betale fra 500 til 5000 DKK pr måned. Så det er en forskel på +50.000 kr om året pr. plads.

Bindinger, depositum, opstartsudgifter samt andre udgifter

Kræver kontorfælleskabet bindinger i form af minimums lejetid eller en opsigelsesperiode på mere end 1 måned? Er der depositum? Er der oprettelsesgebyr? Skal du betale for brug af mødelokaler? Er der skjulte udgifter? Hvor vigtigt er det for dig at kende dine reelle udgifter på forhånd og hvor vigtig er fleksibiliteten? Hylder kontorfællesskabet fleksibilitet samtidig med at det kræver depositum, opstartsgebyr og en opsigelsesperiode på 3-6 måneder? Er der automatisk fornyelse, hvis du har bundet dig for en længere periode (hvilket du iøvrigt skal søge at undgå)? Sørg for at spørge ind til udgifterne og andre vilkår, når du vælger dit kommende arbejdssted. 

Indretning og faciliteter

Hvilken form for indretning trives du med? Trives du i de samme omgivelser hver dag eller vil du gerne have afveksling. Nogle arbejder bedst i tech inspirerede omgivelser med masser af farver, kreative indslag og afstressende elementer. Andre fungerer bedst i et konservativt kontormiljø med lædermøbler og status elementer. Og andre igen trives bedst i forskellige miljøer afhængig af opgaver, humør og arbejdsdag. For nogle vil ergonomi være af stor betydning, mens det for andre spiller en mindre rolle.

Andre medlemmer

Leder du efter et sted med mange ligesom dig selv? Så skal du måske vælge et kontorfællesskab, der er målrettet din branche. Hvis du bliver mere inspireret af forskelligartethed, så er det, du skal gå efter – altså kontorfællesskaber som ikke er koncentreret mod en vertikal, som eksempelvis kommunikationsfolk, men dækker bredt. Måske vil du i virkeligheden helst have et sted, hvor du bare kan sidde for dig selv i ro og fred, og så skal du selvfølgelig undersøge om kontorfællesskabet har steder, hvor det er muligt, eller hvor kulturen giver plads til det.

Netværk

Muligheden for at møde andre og netværke bliver oftest fremhævet, som en af de væsentligste faktorer ved et kontorfællesskab. For nogle ligger der i ordet netværk også implicit muligheden for at gøre forretninger. De fleste selvstændige vil dog opleve, at hvis de bliver en del af et coworking space med forventningen om, at det automatisk vælter ind med opgaver, så bliver de skuffede. Stederne kan facilitere netværksmuligheder – enten fysisk og/eller virtuelt – men det er i høj grad op til medlemmerne selv at skabe værdien af det mulige netværk. Når det er sagt er der naturligvis stor forskel på hvordan de enkelte kontorfællesskaber prioriterer netværket som komponent, og hvordan de eventuelt forsøger at facilitere det. Overvej hvor meget netværk betyder for din beslutning om det rette kontorfællesskab, og hvor aktiv du selv ønsker at være.

Events

En anden mulighed for at få inspiration og udvide sit netværk er gennem events. Mange kontorfællesskaber vil løbende arrangere events af forskellig karakter. Nogle vil være fagligt orienteret og andre har en mere social vinkel. Under alle omstændigheder bør du gøre op med dig sig hvorvidt events er vigtige for dig i forhold til dit valg af kontorfællesskab.  

Hvem benytter kontorfællesskaber?

Profilen på et medlem på de mange forskellige steder er naturligvis meget forskellig, og afhænger meget af det enkelte coworking space og dets profil. Men ser på på et bredt udsnit af amerikanske coworking spaces ser den gennemsnitlige profil ud som nedenfor.

kontorfællesskab medlem profil

Hvorfor benytter flere og flere et kontorfællesskab?

Det forventes, at over 5 millioner mennesker i løbet af de næste 4 år vil arbejde fra et coworking space. Branchen forventes globalt at vokse med næsten 25% år over år. Men hvad er det for faktorer, der driver denne trend? 

Mange større virksomheder begynder at benytte coworking lokationer

Mange af de største virksomheder flytter dele af deres kontorer ud på kontorfællesskaber. Det bunder i et behov fra medarbejderne for mere fleksibiliet og agilitet i forhold til arbejdsstedet. Work-from-anywhere kulturen kommer hastigt drevet af millenials.

Samtidig giver kontorfællesskaber virksomhederne mulighed for at få mere fleksibilitet ind i deres omkostningsstruktur og reducere deres langtidsleje forpligtelser. For mange virksomheder giver det mening, at kunne have et hovedkontor i udkanten af byen til en lavere husleje, og så supplere med adgang til kontorfællesskabsagtige faciliteter inde i byen for de medarbejdere, som bor, eller ofte har møder der.

Ofte vil virksomheder leje adgang til pladser på et eller flere coworking spaces og derved give deres medarbejdere fleksible geografiske muligheder for at arbejde rundt om i byen. Andre virksomheder flytter hele afdelinger fast eller midlertidigt på kontorfællesskab for at styrke innovationskraften eller mindske påvirkning fra intern kultur i forhold til et bestemt projekt eller opgave.

Hos Sp8ces ser vi flere og flere medarbejdere fra store og mellemstore virksomheder, som benytter vores lokaliteter og work lounges, som et fleksibelt urbant tillæg til deres faste kontorplads på hovedkontoret. Hovedparten af disse benytter vores faciliteter rundt om i byerne for at spare transporttid, gøre noget godt for miljøet og samtidig sidde i inspirerende omgivelser og møde nye mennesker. 

Startups forsætter med at søge mod kontorfællesskaber. 

Iværksættere drev i begyndelsen væksten i coworking spaces og vil forsat spille en betydelig rolle. Iværksætterne forstår vigtigheden af omkostningsbesparelser, ekstern inspiration og adgang til ressourcer, fleksibilitet og talent akkvisition. Du kan læse mere om hvorfor coworking spaces er interessante for startups

Antallet af freelancere og selvstændige stiger kraftigt. 

Alle statistikker peger på at antallet af selvstændige og freelancers indenfor vidensfag vil forsætte med at vækste enormt indenfor de næste 10 år. Nogle undersøgelser peger på, at mere end 50% af arbejdsstyrken i USA i 2027 vil være freelancers. Alle disse selvstændige og freelancers skal naturligvis have steder at arbejde fra, og kontorfællesskaber er helt oplagte for dem.

X